【テニス事業者必見】これで事務作業を自動化
企画提供：メタップスペイメント

日本全国に数多くあるテニススクール。その運営方法はさまざまですが、人不足で悩んでいるテニススクールも多いのではないでしょうか？今回は新システムを導入し、月12時間の事務作業を短縮したというOhara Tennis Creation代表の大原さんにお話を伺いました。
Ohara Tennis Creationは静岡県浜松市を拠点に活動するテニススクールで、代表の大原さんは、日本のジュニアを世界で活躍できるような選手に育成し、テニス界を牽引している「YONEX VAMOS・J」にコーチングスタッフとして参加している実力者です。テニスに関する最新の情報を学び続け、生徒一人ひとりに合わせた指導を実施する当スクールは、ジュニアから年配の方まで幅広い生徒が通います。

2014年のスクール開校時は紙の申込書で入会案内をしていました。生徒情報はエクセルで管理、月謝は手集金で金庫管理を行っていましたが、生徒の指導と並行して事務作業に対応するコーチの業務負担を軽減しようと2020年に会員管理・決済システムの「会費ペイ」を導入しました。
会費ペイ導入の意思決定から月に12時間以上の効率化を実現した実際の運用までのお話を伺いました。



～会費ペイ導入で顧客の継続率が向上～

・会費ペイ導入前の会費徴収方法を教えてください！
2014年の開校から月謝は手集金で、毎月決まったタイミングにスクールの合間を使って集金していました。集金後はコーチ自ら月謝が入った手持ち金庫をバックオフィスに持ち帰り金額を再チェックします。その後、エクセルで支払が完了した人と未納者をチェックして分けて、未納者には都度電話で支払いのお願いをするという流れです。

・この時に課題に感じていたのはどのような点でしょうか？
担当のコーチが月謝の集金から集金状況の確認、未収金の催促まで全ての事務作業を担当しなければいけないということです。生徒数が増えるにつれ指導時間以外での業務負担が多くなっていたのが課題でした。

・指導と事務作業のどちらも対応するのはとても大変ですね。
決められたタイムスケジュールの合間の時間には月謝の集金だけでなく、新しい生徒の入会受付対応も行います。事務作業量が多く、生徒との大事なコミュニケーションの時間を作ることができていませんでした。
コーチが本来すべき指導に時間を割けるように、まずは月謝の集金方法を改善しようと決済サービスを探しました。

・会費ペイを知ったきっかけは何でしたか？また、その時の印象を教えてください！
たまたま広告を見て知りました。広告を見たときに「これを導入できたらコーチが毎月行う集金業務の削減できて運営の時間が生まれるな」と思いました。会費ペイ１つで毎月の集金は自動化できますし、生徒ごとの集金状況を毎回エクセルに入力する業務がなくなる。さらに、未納者に対しての催促も自動化できることにとても魅力を感じました。
当スクールは幼稚園の年少さんから年配の方まで幅広く参加できるようにコースを複数用意しています。ジュニアコースは保護者様が月謝袋をお子さんに預けることが多かったのですが、お子さんがコーチに月謝袋を渡し忘れるということも珍しくありませんでした。ジュニアコースは特に未収金を催促する頻度が高かったので、集金を自動化するメリットをイメージできました。

・導入して満足している点を教えてください。
事務作業時間をカリキュラム作成の時間に充てることができています。また、生徒さんのサポートの時間を作ることができていることが良かったと感じています。
先ほども申した通り、スクールの開始時間はあらかじめ決まっていて、つなぎの時間も決まっています。実は、このスケジュールの合間に生徒とコミュニケーションが取れているかが生徒のスクールへの満足度に大きく影響します。
会費ペイを導入して生徒のサポート時間が確保できたことで、退会者数が減り会員の継続率を上げることに繋がりました。




～会費ペイの導入で月間12時間以上の時間を節約～

・会費ペイ導入によってどのくらいの事務作業時間を節約できましたか？
スクール開始の前後10分で事務対応していたと考えても1日30分以上、月間12時間以上の時間を節約できています。これは入会申込と月謝集金の対応時間なので、月謝をチェックしたり、集金状況をエクセルに入力したりする時間を合わせるとさらに多くの時間を生むことができました。

・既存の生徒さんの会費ペイ登録はスムーズに行えましたか？
若い世代はスムーズに登録できましたが、年配の方で移行に抵抗を感じる方は少しいらっしゃいました。「大原さんのスクールなのに、なぜ他の会社が関わるのか？」「なぜ知らない会社にカード情報を教えるのか？」などのお声をいただきました。
会費ペイ運営元のメタップスペイメントに過去トラブルがないという安心感や、信頼できる会社であるということ、また、会費ペイ導入で業務を効率化でき、テニスの指導の時間が生まれることを一人ひとり直接ご説明し、ご理解いただきました。


～オンラインスクールを成長させ、事業を全国展開させる～

・今後の事業の展望を教えてください！　
去年の6月からオンラインテニススクールを開校しました。練習の参考になる動画や、プレーのイメージ作りに活用できる動画を公開しています。1年ちょっとで900以上の動画を提供できるまでになりました。配信コンテンツが充実してきたこともあり、徐々にオンライン会員数が増加しています。
オンラインスクールをはじめたことで拠点としている静岡県以外の日本全国の方と繋がれているのが嬉しいですね。
このオンラインスクールはコミュニケーション型オンラインスクールを目指しています。日頃のプレーの悩みを気軽にコーチに相談したり、他の参加者に相談できる場にしたいと考えています。定期的にイベントを開催することも考えていますし、参加者はイベントに参加するだけでなく、コンテンツの作り手やイベントの運営者として携われる幅広いコミュニティを構想しています。
テニスの輪を私たちから全国に広げていきたいと考えています。



■Ohara Tennis Creation
・代表：大原 満
・所在地：〒431-1402　
静岡県浜松市北区三ケ日町大崎372　浜名湖東急サニーパーク内テニスコート
・HP：https://oharatenniscreation.com/

■会費ペイ
4,000以上の店舗で導入されている会員管理・決済システムで、テニススクールやフィットネスジム、各種スクールなど会費制サービスの運営に必要な機能を提供しているシステムです。
導入にかかる初期費用・月額費用は無料。入会書類の作成や振替依頼書の確認作業は無くなり、会員リストの作成や月謝の集金など面倒な事務作業をワンシステムで自動化できるのが特長です。

＞＞詳細はこちら＜＜
https://lp.kaihipay.jp/2/?utm_campaign=tennis365